いろいろとカラフルです

4歳と0歳の兄妹を育てている、元ナレーターママの育児ブログ

【超初心者向け】Googleフォームで設置した「お問い合わせ」に返信ってどうするの?

久しぶりに【超初心者向け】が帰ってきました。

ご期待ください。

今回も、夫が笑い転げた名・迷走シーンがありますよ!

 

さて、はてなブログではアドセンスやアフィリエイトなどで収益を得ているようなブログの場合、連絡先を明示することが義務付けられています。

設置の仕方は、こちらに詳しく掲載されているので、もし収益化を検討されている方がいたらご確認ください。

blog.hatenablog.com

 

今回のブログは、その先のお話です。

この「問い合わせ」フォームに連絡をもらった際、どうやって返信したらいいのかをご存知ですか?

 

さきほどのヘルプも含めて、「お問い合わせフォーム」について書かれている記事の大半が、設置について書かれていても、実際に問い合わせが来た際の返信については触れられていません。

 

えええ?

なんでどこにも書いてないの、これ!

返信したいんですっ、わたし!!

「お問い合わせ」をいただくと 

 

先日、設置した「お問い合わせ」に対し、実際に企業様から問い合わせを受けました。

こんなとっちらかった初心者雑記ブログに、興味を示してくださる方がいらっしゃるんですね。

びっくりです。

 

フォームに書き込まれると、自分のGメールに【フォーム「お問い合わせ」に新しい回答があります】という内容のメールが届きます

 

Googleフォーム 返信

 

回答?

何の回答?

 

と思ってしまいましたが、ブログに対しての問い合わせ内容です。

Googleフォームがアンケート回答などに使われるフォームなので、「回答」という表現になっているのでしょうね。

初心者からすると、とても分かりづらいです。

 

メールには、「概要」「質問」「個別」という3種類のタブがあります。

 

Googleフォーム 返信
Googleフォーム 返信

 

概要

 

メールの「概要を見る」をクリックした場合に、最初に表示される場所です。

複数の問い合わせがある場合、「概要」にはそれらの問い合わせ内容がまとめて表示されます。

1件だけなら「概要」で見ても問題ありませんが、複数あると初心者には大変見づらいです。

 

質問

 

「質問」を選ぶと、フォームを作る際に自分が設定した項目(名前やメールアドレス、質問内容など)ごとに、それぞれの問い合わせ件数分まとめて表示されます。

問い合わせ件数が2件なら、名前の項目に2名分表示、アドレスの項目に2つ表示・・・といった具合です。

 

まさに、アンケートの集計に便利な感じですが、問い合わせのフォームとして使っている場合には、あまり利用しないでよさそうです。

そっと通り過ぎましょう。

 

個別

 

「個別」を選ぶと、それぞれの問い合わせ内容ごとに読むことができます。

問い合わせフォームの場合は、ここを見るのが一番分かりやすいと思います。

 

わたしのフォームでは、「お名前」「メールアドレス」「問い合わせ内容」が必須、「企業名」は任意で記入していただくようになっていますが、それらの項目がズラリと確認できるようになっています。

 

メールをもらったら、返信をする。

メールアドレスをもらっているため、もちろんそれを使って返信することは分かっています。

 

でも、その返信方法って、わざわざ

  1. メールアドレスをコピーする
  2. 自分が使っているメーラーを立ち上げる
  3. 新規メール作成し、コピーしたアドレスを貼りつける

という方法をとらなければならないのでしょうか?

 

こんな立派なフォームがあるのに、直接ココから返信できないとか、そんな面倒なことってあります?

 

いや、Googleに限ってそんなはずはない!!

 

Googleフォーム内からの返信方法

 

いろいろ画面をクリックしているうちに、Googleフォームから返信するボタンを見つけました。

問い合わせを確認したあと、その画面上から直接、返信する画面に遷移するため、作業の流れがスムーズです。

 

どこにも書いていないので迷いますが、知ってしまうと簡単。

画面上部にある、「送信」ボタンを押すだけです。

 

Googleフォーム 返信

 

ちなみに、ココ、なぜか最初は紙ヒコーキのマークでした。

 

Googleフォーム 返信

 

がちゃがちゃ触っているうちに、「送信」という日本語表記に変化

なぜ変わったのか・・・謎です。

 

実は、この記事を作成している途中で別の問い合わせが入ってきて、2件になりました(上部の写真でも、最初は1件だったのが2件の問い合わせになっていると思います)。

 

もしかしたら、そのタイミングで変わったのかもしれませんが、赤枠で囲いをつけたりするまで気づかなかったくらいなので、はっきりと申し上げることができません。

 

紙ヒコーキのマークのときも、ポインタを合わせる(マウスの矢印で触れる)と、「送信」と表示されていたと思うので、もしマークが出ている方は確認のうえ、ポチッと押してみてくださいね。

 

「送信」という名前なので、いきなり何かが送られてしまうのでは!?とビクビクしますが、大丈夫。

返信用のフォームが開きます

 

記入項目は3つ。

「メール」「件名」「メッセージ」です。

 

Googleフォーム 返信

 

メール

 

メールアドレスを入力します。

自分のメールアドレスではなく、送信先(問い合わせをしてくれた方)のアドレスです。

 

実は、最初わたしはここに「自分のメールアドレス」を入れてしまいました。

ドキドキして送信した数秒後、スマホがブルブル震え、「やばい!なんかGoogleからの警告が来た!」とアワアワ。

おっかなびっくりメールを読んだら、ただ単に自分あてのメールが届いただけでした。

 

その一部始終を見ていた夫が、ゲラゲラ笑い転げ、その姿を見た瞬間に「・・・ああ、これはブログネタになるやつだな」と思って、この記事を書き始めました。

初心者のみなさま、やらかすのは自分一人だけじゃありませんよ!

いろんな意味でご安心ください。

 

件名

 

メールの件名です。

最近の方は、LINEなどを使っているため、あまり電子メールを使わないそうですね。

だからなのか、プライベートのメールで件名が設定されていないものをよく見かけます。

 

お問い合わせへの返信ですから、ここはしっかり設定したほうがよいでしょう。

「お問い合わせありがとうございます」とか、そんな感じでいいのかなと思います。

 

メッセージ

 

返信内容を入力します。

最初は、とても小さな欄に見えますが、改行すればどんどん枠が広がっていくので、長文でも対応できます。

どのくらいの長文が打てるのかを試しませんでしたが、常識的な範囲の長文なら問題なさそうでした。

 

フォームをメールに含める

 

チェックを入れると、自分の「お問い合わせフォーム」がメールの中に表示されます。

とくにまた、お問い合わせフォームを使ってやり取りを希望しなければ、チェックする必要はないと思います。

 

3つの項目を埋めて、一番下の「送信」を押すと、メールが送信されます。

 

返信の注意点

 

Googleフォームから直接返信する際に、気を付けたほうがよいと感じたことがいくつかありました。

 

自分のメールアドレスについて

 

この方法を使う場合、Gメールを使って返信することになります。

前述したように、他のメーラーから返信することも可能なので、Gメールアドレスを使って返信したい場合は、Googleフォームから直接返信、他のアドレスを使って返信する場合はメーラーを立ち上げて返信、というように分けて使用するといいかもしれません。

 

メールなので、送信時に使ったアドレスが相手に伝わります。

 

メールアドレスに、自分の名前やこどもの名前、誕生日などの個人情報を入れている方も多いと思います。

相手にあまり個人情報を見せたくない、という方は注意してください。

 

ちなみにわたしは、ブログを立ち上げる際にGメールを取得したため、なんとなくブログとGメールのアドレスが似ているものになりました。

そんなふうに、ブログ用のアドレスをひとつ作っておくのもよいかもしれませんね。

 

返信履歴

 

送信しただけだと、返信した内容の履歴が残りません

相手の方が、再びGメールを使って返信してくれた場合には、メールのやり取りがツリー(それぞれの返信がつながって見える状態)となって確認できます

でも、それまでは履歴を確認できないようです。

 

もしかしたら、どこかから見られるのかもしれませんが、初心者のわたしには探し出せませんでした。

(どなたか分かる方がいたら、ぜひ教えてください)

そのため、あとから文章を確認することができず、ドキドキしました。

 

送信時の名前表示

 

ご自身の設定によっては、メール差出人の名前に「本名」が表示されます。

メールの初期設定が、Googleアカウントの名前になっているため、Googleアカウントを本名で取得している場合は、そのように表示されます。

 

もちろん、本名でやり取りすることに不都合がなければ問題ありません。

しかし、ちょっとなあ・・・という方は、メールの設定を変更してみてください。

 

方法を調べたら、こちらはいろいろな方が情報をあげてくださっていました。

週刊アスキーの記事をリンクしておきます。

https://weekly.ascii.jp/elem/000/000/411/411325/

 

方法としては、こんな感じです。

 

Gメールの受信トレイに戻ります。

受信トレイの画面の上に表示されている歯車マーク(設定)をクリックし、その中の「設定」を選択します。

 

Googleフォーム 返信

 

ここからがちょっと、ややこしいです。

アカウントとインポートを選びます。

 

Googleフォーム 返信

 

その中の「名前」に、メールアドレスが表示されています。

その右横に「情報を編集」という文字があるので、それをクリックします。

 

開いた別窓の中で、Googleアカウントの名前任意で入力できる名前の欄があります。

下側にボタン表示させて、任意の名前を入力してください。

 

Googleフォーム 返信

(この画面の場合だと、「karafuru」と入力してあります)

 

変更を保存して、完了です。

 

聞きなれないカタカナ用語と、場所の分かりにくさに、何度か心が折れます。

でも、大丈夫!

メールの向うのひとに、その悪戦苦闘の姿は見えません。

涼しい顔(文章)で、返信すればよいのです!

 

むすび

 

ブログを始めたことで、いろいろな出会いをさせていただけることに感謝しています。

開かれた扉である分、自分も勉強していかないといけません。

新しいことに出会うたびに、まだまだアタフタしてしまう自分がいます。

 

ただ、そのアタフタもジタバタもまた、楽しいものだなあと最近は開き直っています。

それはたぶん、【超初心者向け】と銘打ったこのシリーズを公開するたび、温かい励ましのメッセージをもらったり、同じ初心者の方と悩みを共有できたりするからだと思います。

 

迷走しても、進んでいけばいい。

寄り道しても、楽しんでしまえばいい。

 

そんな思いが、なかなか手ごたえを感じにくい「ブログの勉強」の原動力です。

そう。

チーム超初心者のみなさまのおかげなのです、ありがとうございます。

 

でもねえ・・・お問い合わせから返信までの道のりを書くだけで、なんと4000字を超えてしまいました・・・。

・・・スムーズに事が進めば、一番なんですけどね。ふぅ。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

この記事が、何かのお役に立てば幸いです。

 

▼よろしければ、こちらもどうぞ▼ 

www.karafuru.site

www.karafuru.site

 

はてなブログ特別お題キャンペーン #学び応援WEEK

はてなブログ特別お題キャンペーン #学び応援WEEK
by ギノ